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Recepción
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Recepción

Ventajas



- El folio es único por año.
- Permite attachar los documentos anexos a este folio para poder ser revisados durante el proceso.
- Permite llevar una numeración general y una por área usuaria.
- No tiene limitantes en el número de ventanillas que pueden operar al mismo tiempo.
- Permite operar cualquier tipo de documento.
- Permite clasificar por palabras clave.
- La información puede estar dentro de la base de datos o bien en carpetas externas a la misma.

Lectura de Folios



- El sistema cuenta con la opción de poder crear para cada usuario del mismo, las opciones a que tenga derecho de acezar mediante una serie de roles de seguridad predefinidos.
- En cada paso del sistema existe un icono que permite enviar al siguiente paso del flujo.
- El proceso de lectura consiste en poder tomar acciones a el folio de que se trate o bien delegar el folio a un nivel más bajo o bien regresarlo al paso anterior.
- Esto permite una gran movilidad dentro del sistema hasta que se llega a la conclusión del folio o a la cancelación del mismo.
- Dentro del sistema queda una huella de todos y cada uno de los pasos que se siguieron, así como de los responsables de los mismos.

Recepción de Folios



- El proceso de la gestión documental inicia en la RECEPCION DE DOCUMENTO, que es el momento en que el sistema asigna un folio.
- En este momento se pueden attachar los documento anexos a este folio.
- Se capturan solo los datos básicos para evitar colas en las ventanillas de recepción de la dependencia.

Revisión de Folios



- Una vez efectuado la recepción de folios se procede a la revisión del mismo que es donde verdaderamente se efectúa la captura del resto del documento de acceso.
- Esta parte cuenta con un proceso de envió que se liga con el flujo del documento.
- Este documento lo pueden ver todos los usuarios que estén en el flujo siempre y cuando cuenten con los permisos correspondientes.